Mengirim barang dalam jumlah besar membutuhkan perencanaan yang lebih matang dibandingkan pengiriman barang dalam jumlah kecil. Mulai dari pemilihan moda transportasi, pengemasan, dokumen, hingga perhitungan biaya, semuanya perlu diperhatikan agar proses pengiriman berjalan lancar.

Kesalahan kecil dalam proses pengiriman dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti keterlambatan, kerusakan barang, biaya tambahan, hingga barang tertahan di perjalanan.

Bagi perusahaan, distributor, importir, eksportir, maupun pemilik usaha yang rutin melakukan pengiriman dalam jumlah besar, memahami kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dapat membantu mengurangi risiko tersebut.

Berikut 7 kesalahan yang sering terjadi saat mengirim barang dalam jumlah besar.

1. Tidak Menghitung Volume dan Berat Barang dengan Akurat

Salah satu kesalahan yang cukup sering terjadi adalah tidak melakukan pengukuran barang secara akurat sebelum menentukan metode pengiriman.

Jumlah barang yang banyak belum tentu selalu berarti membutuhkan container penuh. Sebaliknya, barang dengan volume besar tetapi berat relatif ringan juga dapat memengaruhi perhitungan biaya pengiriman.

Informasi seperti:

• Jumlah barang
• Berat total
• Panjang, lebar, dan tinggi barang
• Jumlah kemasan atau pallet
• Jenis barang

perlu disiapkan sejak awal.

Data tersebut akan membantu menentukan metode pengiriman yang sesuai serta memberikan gambaran mengenai kebutuhan ruang dan estimasi biaya.

2. Salah Memilih Moda Transportasi

Kesalahan berikutnya adalah memilih moda transportasi hanya berdasarkan harga tanpa mempertimbangkan kebutuhan pengiriman.

Secara umum, pengiriman dalam jumlah besar dapat menggunakan transportasi darat, laut, maupun udara, tergantung karakteristik barang, tujuan, waktu yang tersedia, dan anggaran.

Misalnya, pengiriman melalui laut dapat menjadi pilihan untuk barang dengan volume besar dan tidak terlalu mendesak. Sementara itu, pengiriman udara dapat dipertimbangkan untuk barang yang membutuhkan waktu pengiriman lebih cepat.

Karena setiap pengiriman memiliki kebutuhan yang berbeda, pemilihan moda transportasi sebaiknya dilakukan berdasarkan kombinasi antara biaya, waktu, volume, karakteristik barang, dan tujuan pengiriman.

3. Mengabaikan Kualitas Packing

Barang dalam jumlah besar membutuhkan perhatian khusus dalam proses packing.

Kesalahan dalam pengemasan dapat meningkatkan risiko barang mengalami kerusakan selama proses handling, pemindahan, penyimpanan, maupun perjalanan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• Gunakan material packing yang sesuai dengan karakter barang.
• Pastikan barang tidak mudah bergeser di dalam kemasan.
• Gunakan pallet apabila diperlukan.
• Berikan perlindungan tambahan untuk barang yang mudah pecah atau sensitif.
• Pastikan ukuran dan berat kemasan masih sesuai dengan metode pengiriman.

Untuk pengiriman dalam jumlah besar, packing bukan sekadar membuat barang terlihat rapi. Packing merupakan salah satu bagian penting dari manajemen risiko dalam proses logistik.

4. Dokumen Pengiriman Tidak Dipersiapkan dengan Baik

Dokumen merupakan bagian penting dalam proses pengiriman, khususnya untuk pengiriman antarwilayah maupun internasional.

Kesalahan informasi pada dokumen dapat menyebabkan proses administrasi menjadi lebih lama atau bahkan menimbulkan kendala dalam perjalanan barang.

Untuk pengiriman tertentu, dokumen dapat mencakup informasi seperti:

• Data pengirim dan penerima
• Commercial Invoice
• Packing List
• Shipping Instruction
• Dokumen transportasi
• Dokumen kepabeanan untuk kegiatan ekspor atau impor
• Dokumen tambahan sesuai jenis barang

Jenis dokumen yang dibutuhkan dapat berbeda tergantung rute, jenis barang, dan skema pengiriman.

Karena itu, dokumen sebaiknya dipersiapkan dan diperiksa sejak awal sebelum barang diberangkatkan.

5. Tidak Memperhitungkan Biaya Tambahan

Kesalahan dalam menghitung biaya juga cukup sering terjadi.

Sebagian pengirim hanya fokus pada biaya utama pengiriman tanpa memperhitungkan biaya lain yang mungkin muncul selama proses logistik.

Padahal, total biaya dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor, seperti:

• Biaya handling
• Biaya trucking
• Biaya bongkar muat
• Biaya pergudangan
• Biaya administrasi
• Biaya pelabuhan
• Biaya tambahan akibat perubahan jadwal atau kondisi tertentu

Oleh karena itu, jangan hanya bertanya:

“Berapa ongkos kirimnya?”

Tetapi lebih baik memahami:

“Apa saja komponen biaya yang termasuk dalam penawaran tersebut?”

Dengan begitu, perusahaan dapat membuat perencanaan anggaran yang lebih akurat.

6. Tidak Memperhitungkan Waktu Pengiriman

Dalam bisnis, keterlambatan barang dapat memengaruhi lebih dari sekadar jadwal pengiriman.

Barang yang terlambat dapat menyebabkan stok kosong, proses produksi terganggu, jadwal distribusi berubah, bahkan memengaruhi hubungan dengan pelanggan.

Karena itu, penting untuk memahami bahwa waktu pengiriman tidak hanya terdiri dari waktu perjalanan.

Ada beberapa tahapan yang dapat memengaruhi lead time, seperti:

Pickup → Loading → Transportasi → Handling → Administrasi → Transit → Delivery

Untuk pengiriman internasional, proses seperti customs clearance dan aktivitas di pelabuhan juga dapat menjadi bagian dari keseluruhan waktu pengiriman.

Karena itu, sebaiknya selalu menyediakan waktu cadangan dan tidak membuat jadwal bisnis hanya berdasarkan estimasi perjalanan ideal.

7. Tidak Memilih Partner Logistik yang Tepat

Kesalahan terakhir yang sering terjadi adalah memilih jasa logistik hanya berdasarkan harga termurah.

Harga memang merupakan salah satu pertimbangan penting, tetapi bukan satu-satunya faktor.

Untuk pengiriman dalam jumlah besar, partner logistik juga perlu dipertimbangkan dari sisi:

• Pengalaman menangani pengiriman dengan volume besar
• Jaringan dan cakupan layanan
• Kemampuan koordinasi
• Transparansi biaya
• Komunikasi selama proses pengiriman
• Penanganan dokumen
• Kemampuan memberikan solusi ketika terjadi kendala

Pengiriman dalam jumlah besar memiliki nilai dan risiko yang lebih tinggi. Karena itu, memilih partner logistik yang mampu memahami kebutuhan bisnis dapat membantu proses pengiriman menjadi lebih terencana.

Bagaimana ARS Logistic Membantu Kebutuhan Pengiriman Anda?

Mengirim barang dalam jumlah besar bukan hanya tentang memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain.

Dibutuhkan perencanaan, koordinasi, pemilihan metode pengiriman, pengelolaan dokumen, serta komunikasi yang baik agar proses logistik dapat berjalan sesuai kebutuhan.

ARS Logistic hadir untuk membantu kebutuhan cargo dan freight forwarding bagi perusahaan maupun pelaku usaha yang membutuhkan solusi pengiriman barang.

Dengan memahami karakteristik barang, tujuan pengiriman, kebutuhan waktu, dan volume barang, solusi logistik dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengiriman.

Mulai dari pengiriman cargo hingga kebutuhan freight forwarding, perencanaan yang tepat sejak awal dapat membantu mengurangi risiko dan membuat proses logistik menjadi lebih efisien.

Siap Mengirim Barang dalam Jumlah Besar?

Jangan menunggu sampai muncul kendala baru mencari solusi.

Rencanakan kebutuhan pengiriman Anda sejak awal bersama partner logistik yang memahami prosesnya.

ARS Logistic — Cargo & Freight Forwarding

Hubungi ARS Logistic untuk mendiskusikan kebutuhan pengiriman barang Anda dan mendapatkan solusi logistik yang sesuai.